Ciri dan Manfaat Penyusunan dan Pengendalian Penganggaran

Waktu dan kekayaan adalah hal langka bagi perusahaan. Untuk melindungi kedua sumber daya ini, perusahaan melakukan pengendalian anggaran. Pejabat eksekutif harus merencanakan bagaimana memperoleh sumber daya serta menggunakannya dan mengendalikannya. Berdasarkan perkiraan, mereka merencanakan kebijakan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Kegiatan yang direncanakan antara lain produk baru, hasil penjualan, rencana pengembangan, dan biaya operasi.

Beberapa ahli mengajukan resolusi anggaran yang berbeda. Menurut Garrison, Norren, dan Brewer (2007:4), anggaran adalah rencana terperinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya selama suatu periode waktu tertentu. Di sisi lain, Nafarin (2004:12) mendefinisikan anggaran sebagai rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu.

Baca juga: Strategi Penyusunan Anggaran Perusahaan yang Efektif

Ciri Penyusunan Anggaran

Anggaran memiliki empat ciri, yaitu (1) berupa rencana, (2) mencakup seluruh kegiatan, (3) dinyatakan dalam satuan moneter, dan (4) menunjukkan jangka waktu.

Anggaran merupakan suatu rencana yang menggambarkan mengenai kegiatan perusahaan di masa yang akan datang. Anggaran akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat kerja, dan alat pengendalian sehingga anggaran harus dapat mencakup semua kegiatan yang akan dilaksanakan oleh semua bagian yang ada di perusahaan. Apabila ada sebagian kegiatan perusahaan yang tidak sesuai anggaran, berarti ada sebagian kegiatan yang tidak mempunyai pedoman atau arahan.

Satuan moneter dalam sangat dibutuhkan pada anggaran mengingat setiap unit berbeda, seperti bahan baku yang menggunakan satuan berat (kg), satuan panjang (m), dan satuan isi (l) serta tenaga kerja yang menggunakan satuan kerja (misalnya harian). Unit moneter menyeragamkan semua satuan yang berbeda tersebut sehingga perbedaan antara yang direncanakan dengan yang direalisasikan memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan, dan dianalisis lebih lanjut.

Anggaran juga harus menunjukkan secara jelas jangka waktu berlakunya angka-angka tersebut, agar dapat mempermudah penilaian pencapaian apa yang telah memungkinkan untuk dicapai, sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Anggaran diperlukan tentunya karena mempunyai tujuan dan manfaat.

Baca juga: Tips Hemat Anggaran Perusahaan Lewat Metode Zero-Based Budgeting

Manfaat Penyusunan Anggaran

Dengan penyusunan anggaran, upaya perusahaan akan lebih berhasil jika ditentukan oleh kebijakan yang terarah dan dibantu oleh perencanaan yang matang. Perusahaan yang berkecenderungan memandang ke depan akan selalu memikirkan apa yang mungkin dilakukannya pada masa yang akan datang. Dalam pelaksanaannya, perusahaan itu tinggal berpegangan pada semua rencana yang telah disusun sebelumnya. Di mana, bagaimana, mengapa, dan kapan adalah pertanyaan-pertanyaan yang harus selalu dikembangkan dalam kegiatan sehari-hari. Jika pada suatu kesempatan hal ini ditanyakan kepada seorang manajer yang sukses, sering kali diperoleh jawaban bahwa ide-ide untuk kegiatan pada waktu mendatang pada umumnya didasarkan pada jawaban atas pertanyaan-pertanyaan di atas.

Dalam perusahaan-perusahaan manufaktur (pabrik), kegiatan akan dilakukan dengan lebih efisien dan tingkat keuntungan akan lebih besar jika manajemen memperhatikan rencana aktivitasnya di masa depan. Manfaat utama dari penganggaran bisnis adalah dapat menentukan kegiatan-kegiatan yang paling menguntungkan yang akan dilakukan.

Manfaat penyusunan anggaran antara lain sebagai perencanaan terpadu, pedoman pelaksanaan, alat koordinasi, alat pengawasan, dan alat evaluasi.

Sebagai perencanaan terpadu, anggaran perusahaan dapat digunakan sebagai alat untuk merencanakan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian.

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan, anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik, bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam melaksanakannya. Di sisi lain, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan dapat lebih baik.

Sebagai alat koordinasi kerja, penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja internal perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antarbagian (divisi).

Sebagai alat pengawasan kerja, anggaran memerlukan serangkaian target standar yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat diukur kinerjanya. Dalam menentukan acuan standar, diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang saksama terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan.

Baca juga: Fungsi Manajemen Keuangan Bisnis, Peran dan Tujuan

Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar dalam anggaran yang ditetapkan secara sembarangan mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan kekecewaan atau ketidakpuasan. Sebaliknya, standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendali, menurunkan laba, dan menurunkan semangat kerja.

Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan, anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang baik. Artinya, perusahaan menggunakan sumber daya yang dianggap paling menguntungkan. Terhadap gangguan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya, perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.