Zero Based Budgeting: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapannya

Literasi publik terhadap financial semakin tinggi, terutama dalam merancang keuangan untuk kebutuhan pribadi, pekerjaan ataupun bagi sebuah perusahaan. Banyak konsep perencanaan keuangan yang semakin menarik saat ini, salah satunya Zero Based Budgeting.

Apa itu Zero Based Budgeting? Bagaimana penerapannya? Hal ini akan dibahas dengan lengkap dalam artikel ini.

Pengertian Zero Based Budgeting (ZBB)

Zero-Based Budgeting (ZBB) adalah pendekatan dalam penyusunan anggaran yang memulai proses perencanaan dari nol pada setiap periode anggaran. Dalam ZBB, tidak ada asumsi otomatis bahwa anggaran sebelumnya diperpanjang. Sebaliknya, setiap aktivitas atau proyek dinilai kembali, dan setiap pengeluaran harus dipertanggungjawabkan dan dibenarkan dari awal.

Pendekatan ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap dana yang dianggarkan memiliki manfaat dan nilai tambah yang jelas, serta mendorong efisiensi dan prioritas kegiatan yang memberikan nilai strategis bagi organisasi.

Dalam ZBB, setiap departemen atau unit organisasi diminta untuk menyusun anggaran dari nol, mengidentifikasi dan membenarkan setiap komponen anggaran berdasarkan kebutuhan dan prioritas saat ini. Pendekatan ini memberikan transparansi yang tinggi terhadap alokasi dana, meningkatkan akuntabilitas, dan memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijak.

Perkembangan ZBB

Zero-Based Budgeting pertama kali diperkenalkan oleh Peter Pyhrr pada tahun 1969 di Texas Instruments. Pyhrr, seorang konsultan manajemen, mengembangkan konsep ini sebagai respons terhadap perlunya pengelolaan sumber daya yang lebih efisien. Sejak itu, ZBB telah menjadi populer di kalangan organisasi bisnis dan pemerintahan sebagai alat yang efektif dalam pengelolaan anggaran.

Pada awalnya, ZBB digunakan terutama dalam sektor swasta untuk meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya. Namun, pada tahun 1970-an, konsep ZBB mulai diterapkan dalam sektor publik.

Baca juga : Kesalahan Umum Menyusun Anggaran yang Berakibat Fatal Bagi Perusahaan

Manfaat Zero Based Budgeting

Secara umum Zero-Based Budgeting membantu perencanaan keuangan yang lebih terukur dan jelas. Berikut beberapa manfaat dari penerapan Zero-Based Budgeting:

• Efisiensi Pengeluaran
  

  Salah satu manfaat utama dari Zero-Based Budgeting (ZBB) adalah peningkatan efisiensi pengeluaran, dengan memulai setiap periode anggaran dari nol, organisasi diminta untuk membenarkan setiap pengeluaran dan memastikan bahwa setiap rupiah yang dianggarkan memiliki manfaat yang jelas. Hal ini mencegah pemborosan sumber daya pada kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah atau kegiatan yang kurang efisien.

• Peningkatan Akuntabilitas
  

  ZBB meningkatkan tingkat akuntabilitas dalam organisasi melalui departemen atau unit harus mempertanggungjawabkan setiap rupiah yang diminta dalam anggaran mereka. Hal ini menciptakan budaya akuntabilitas di seluruh organisasi, di mana setiap pemimpin atau manajer bertanggung jawab atas alokasi sumber daya dan hasil yang dihasilkan. Peningkatan akuntabilitas ini membantu mencegah pemborosan, merangsang tanggung jawab individu, dan menciptakan lingkungan di mana setiap pengeluaran harus dijustifikasi dengan baik.

• Penyusunan Prioritas Anggaran dengan Lebih Baik
  

  ZBB memberikan organisasi kemampuan untuk menyusun prioritas anggaran dengan lebih baik. Setiap aktivitas atau proyek dinilai berdasarkan nilai tambah dan dampak strategisnya. Manajemen harus melakukan evaluasi menyeluruh terhadap setiap kegiatan, membantu menentukan kegiatan yang paling mendukung tujuan organisasi.

Baca juga : 7 Tips Financial Freedom yang Bisa Dilakukan pada Kehidupan Sehari-hari

Langkah-langkah Penerapan ZBB

Dalam penerapannya, Zero Based Budgeting meliputi sejumlah tahapan pelaksana, agar mendapatkan hasil yang optimal. Berikut langkah-langkah penerapan ZBB:

• Identifikasi Kebutuhan dan Aktivitas
  

  Langkah pertama dalam penerapan ZBB adalah mengidentifikasi kebutuhan dan aktivitas organisasi. Tim anggaran perlu melakukan analisis menyeluruh terhadap setiap kegiatan yang dilakukan oleh departemen atau unit. Identifikasi semua kegiatan yang dilakukan, termasuk proyek, program, dan rutinitas sehari-hari. Proses ini menciptakan pemahaman yang mendalam tentang apa yang sebenarnya diperlukan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya.

• Penilaian Setiap Kegiatan
  

  Setelah kegiatan diidentifikasi, langkah berikutnya adalah penilaian setiap kegiatan dengan menilai nilai tambah, dampak strategis, dan efisiensi dari setiap kegiatan tersebut. Pertanyaan-pertanyaan kritis harus diajukan: Apakah kegiatan ini mendukung tujuan strategis? Seberapa efisien pengeluaran untuk kegiatan ini? Apakah ada alternatif yang lebih efektif? Evaluasi ini membantu mengidentifikasi kegiatan yang kritis dan memberikan pemahaman tentang seberapa efektif dan efisien pengeluaran tersebut.

• Penetapan Prioritas dan Alokasi Anggaran
  

  Pada tahap ini, kegiatan yang memiliki nilai tambah dan dampak strategis yang tinggi diberikan prioritas lebih tinggi dalam alokasi anggaran. Tim anggaran perlu memastikan bahwa setiap pengeluaran yang diminta dapat dibenarkan dan mendukung tujuan organisasi. Alokasi sumber daya harus disesuaikan dengan prioritas strategis, memastikan bahwa setiap rupiah diinvestasikan dengan efektif.

• Monitoring dan Evaluasi Secara Berkala
  

  Langkah terakhir adalah melibatkan monitoring dan evaluasi secara berkala. ZBB bukanlah proses sekali jalan, melainkan suatu siklus yang berkelanjutan. Setelah anggaran diterapkan, organisasi perlu secara rutin memantau dan mengevaluasi kinerja keuangan dan operasional.

  Monitoring ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi perubahan kondisi atau pergeseran prioritas yang mungkin memerlukan penyesuaian anggaran. Evaluasi berkala juga membantu organisasi untuk terus memperbaiki proses ZBB dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.

Baca juga : Tren Digitalisasi Laporan Keuangan dengan Teknologi Blockchain

Contoh Penerapan ZBB

Sebuah perusahaan manufaktur sedang menjalani proses implementasi Zero-Based Budgeting (ZBB) untuk memastikan efisiensi pengeluaran dan mendukung pertumbuhan yang berkelanjutan. Identifikasi kebutuhan menjadi langkah awal dalam penerapan ZBB.

Tim anggaran bekerja sama dengan manajer departemen untuk mengidentifikasi kebutuhan mendasar untuk setiap bagian perusahaan. Mereka mencatat semua kegiatan dan proyek yang dilakukan oleh masing-masing departemen, termasuk biaya-biaya yang terkait. Kegiatan-kegiatan yang esensial untuk menjalankan operasional harian dan mendukung strategi bisnis jangka panjang diidentifikasi sebagai kebutuhan yang harus dipertahankan.

• Penilaian Aktivitas

Setelah identifikasi kebutuhan, langkah berikutnya adalah penilaian menyeluruh terhadap setiap aktivitas. Tim anggaran dan manajer departemen bersama-sama mengevaluasi setiap kegiatan, melihat sejauh mana kegiatan tersebut mendukung tujuan perusahaan dan apakah biaya yang terkait dapat dijustifikasi.

Contoh, jika departemen produksi memiliki kegiatan pengembangan produk yang tidak memberikan kontribusi signifikan terhadap laba, dan biaya pengembangan tersebut tinggi, manajer dan tim anggaran akan mempertimbangkan untuk mengurangi atau menghentikan kegiatan tersebut.

Penilaian dilakukan dengan cermat untuk menentukan apakah suatu kegiatan memberikan nilai tambah yang sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.

• Penetapan Anggaran Berdasarkan Prioritas

Tim anggaran dan manajer departemen bekerja sama untuk menetapkan prioritas kegiatan dan alokasi anggaran yang sesuai. Kegiatan yang memiliki dampak strategis tinggi dan memberikan nilai tambah yang besar mendapatkan alokasi anggaran yang lebih besar.

Sebagai contoh, jika penilaian menunjukkan bahwa inovasi produk adalah kunci untuk bersaing di pasar, tim anggaran dapat menetapkan anggaran yang signifikan untuk departemen penelitian dan pengembangan. Di sisi lain, kegiatan yang kurang mendukung strategi atau memberikan dampak yang terbatas mungkin akan mendapatkan alokasi yang lebih rendah. 

Baca juga : 10 Tips Manajemen Keuangan Pribadi yang Sukses

Tantangan dalam Penerapan ZBB

Untuk mencapai hasil yang maksimal, penerapan zero based budgeting terkadang mendapatkan sejumlah tantangan. Berikut beberapa tantangan yang umum terjadi:

• Resistensi Internal
  

  Salah satu tantangan utama dalam penerapan ZBB adalah resistansi internal dari pihak-pihak yang terlibat dalam proses anggaran. Pegawai dan manajer yang sudah terbiasa dengan pendekatan tradisional anggaran yang memperpanjang anggaran sebelumnya mungkin merasa tidak nyaman dengan perubahan radikal yang dibawa oleh ZBB.

• Keterbatasan Sumber Daya
  

  Implementasi ZBB memerlukan sumber daya yang cukup, terutama waktu dan keahlian dari tim anggaran. Proses evaluasi dan analisis setiap kegiatan membutuhkan waktu yang signifikan, dan tidak semua organisasi memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukan proses ini dengan seksama. Selain itu, pelatihan dan pemahaman yang mendalam tentang ZBB diperlukan oleh tim anggaran. Keterbatasan sumber daya manusia dan keuangan dapat menjadi hambatan dalam penerapan ZBB, terutama bagi organisasi yang memiliki keterbatasan finansial.

• Kompleksitas Implementasi
  

  Implementasi ZBB dapat menjadi kompleks, terutama jika organisasi memiliki struktur yang kompleks atau beroperasi dalam lingkungan yang dinamis. Proses evaluasi setiap kegiatan dan pengeluaran memerlukan data yang akurat dan lengkap. Oleh karena itu, organisasi perlu memiliki sistem pelaporan dan pengukuran kinerja yang baik.

  Selain itu, mengubah budaya organisasi agar sesuai dengan prinsip-prinsip ZBB dapat menjadi tugas yang sulit. Koordinasi antar departemen, komunikasi yang efektif, dan pembangunan kapasitas di seluruh organisasi diperlukan untuk mengatasi kompleksitas penerapan ZBB.

Mengatasi tantangan ini memerlukan komitmen kuat dari pihak manajemen, kemampuan untuk beradaptasi, dan pendekatan yang sistematis dalam penerapan ZBB. Sumber daya yang memadai, pelibatan seluruh tim, dan komunikasi yang efektif akan membantu mengatasi resistensi internal dan keterbatasan sumber daya. Selain itu, menyadari kompleksitas implementasi dan merencanakan secara cermat dapat membantu organisasi menghadapi tantangan dengan lebih efektif dan meningkatkan peluang keberhasilan penerapan ZBB.

Kesimpulan

Konsep Zero Based Budgeting memberikan dampak positif pada kesehatan keuangan dan kinerja organisasi secara keseluruhan. Meskipun memerlukan investasi waktu dan usaha, manfaat jangka panjang dari implementasi ZBB dapat membantu organisasi mencapai keunggulan dalam pengelolaan anggaran dan pencapaian tujuan strategis.

Dengan penerapan ZBB, perusahaan dapat secara sistematis menilai dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih cerdas, memastikan bahwa setiap pengeluaran memiliki justifikasi yang kuat dan mendukung tujuan organisasi.

Mulailah perjalanan menuju pengelolaan keuangan yang lebih efektif dengan program Penganggaran yang Efektif dan Kontrol Biaya kami. Dapatkan kontrol penuh atas keuangan Anda hari ini juga